Warszawa, 24.05.2018                                                                   

 

         Polityka przetwarzania danych osobowych w SPARK sp. z o.o.

Dokument utworzony na podstawie ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej Rozporządzeniem.

Administracja i warunki techniczne przetwarzania danych

 

  1. Administratorem danych osobowych jest SPARK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w ul. Chłodna 20/56, 00-891 Warszawa, NIP: 5272696432, Regon:  1467212290. Email  info@poland-incoming.eu, telefon: +48 22 126 98 00, dalej zwana SPARK.
  2. Dane osobowe, o których mowa w powyższym dokumencie, mogą być przechowywane z zachowaniem następujących środków technicznych i procedur:
  3. na serwerze bądź serwerach pocztowych, do którego dostęp zabezpieczony jest loginem i hasłem z poziomu programu pocztowego lub przeglądarki internetowej,
  4. na serwerze bądź serwerach typu VPS-cloud, służących do przechowywania danych, zabezpieczonych loginem i hasłem. Dostęp doń jest możliwy z poziomu przeglądarki internetowej lub za pomocą aplikacji, po uprzednim zalogowaniu się,
  5. w postaci fizycznej (jako dokumenty): w biurze SPARK sp. z o.o. przy alei Solidarności 78/101 w Warszawie. Dostęp możliwy dla pracowników posiadających klucze do biura.

 

  1. Hasła i loginy, o których mowa w pkt. 2 a.-b. są znane pracownikom SPARK sp. z o.o., zobowiązanym do zachowania ich w tajemnicy. Klucz do biura SPARK sp. z o.o. o którym mowa w pkt. 2 c. posiadają pracownicy spółki.
  2. SPARK prowadzi rejestry: czynności przetwarzania danych osobowych oraz rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratora, zgodnie z art. 30. pkt. 1-2 Rozporządzenia. Rejestry dotyczą danych o szczególnym charakterze, opisanych w pkt. 8 tego dokumentu.

                        Cele przetwarzania danych osobowych

  1. Dane osobowe są przetwarzane przez SPARK sp. z o.o. w celu organizacji imprez turystycznych i zapewnienia usług turystycznych.

 

  1. dane wymienione w pkt. 6.lit a. i c. (dane turystów i kierowców autobusów) przetwarzane są wyłącznie na potrzeby realizacji konkretnej imprezy/usługi turystycznej i są usuwane z baz danych SPARK sp. z o.o. w terminie do30 dni od momentu zakończenia danej imprezy/usługi albo do chwili wygaśnięcia roszczeń, o których mowa w art. 17 pkt. 3 lit e. Rozporządzenia

 

  1. dane wymienione w pkt. 6 lit. b., d., e., są przetwarzane na potrzeby organizacji bieżących i przyszłych imprez/usług turystycznych.

 

  1. Osoby, których dane są przetwarzane przez SPARK sp. z o.o. należą do następujących kategorii:

 

  1. uczestnicy imprezy turystycznej (turyści): przetwarzane są imię i nazwisko, adres email, adres domowy, telefon, numer paszportu lub dowodu osobistego, a także nazwa pracodawcy i stanowisko służbowe w przypadku uczestnika imprezy turystycznej – biznesowej (przetwarzane przez SPARK na podstawie art. 6 pkt.1 lit.b. Rozporządzenia i na podstawie umowy z administratorem, jako podmiot przetwarzający, lub na podstawie zgody – jako administrator),
  2. piloci i przewodnicy turystyczni: imię i nazwisko, adres email, telefon (przetwarzane przez SPARK na podstawie art. 6 pt.1 lit. b. Rozporządzenia i na podstawie umowy z administratorem, jako podmiot przetwarzający),
  3. kierowcy autobusów (imię, numer telefonu), przetwarzane na podstawie oświadczenia o zgodzie na przetwarzanie,
  4. kontrahenci i ich pracownicy: imię, nazwisko, służbowy numer telefonu, służbowy adres email, stanowisko służbowe, przetwarzane na podstawie art. 6 pkt.1 lit. b. Rozporządzenia),
  5. właściciele lub pracownicy biur podróży, urzędów, firm transportowych, muzeów, atrakcji turystycznych itp.: imię, nazwisko, służbowy numer telefonu, służbowy adres email (przetwarzane na podstawie art. 6 pkt.1 lit. b., c., f., Rozporządzenia)

Zasady ujawniania danych osobowych

  1. Ujawnienie danych nastąpić może wyłącznie na potrzeby realizacji konkretnej usługi lub imprezy turystycznej. Kategorie odbiorców, którym dane osobowe wymienione w punkcie 6 zostaną lub zostały ujawnione:
  2. dane uczestników imprezy turystycznej (turystów): ujawniane są hotelom, w którym turyści nocują, platformom służącym do rezerwacji hoteli i środków transportu, liniom lotniczym i innym przewoźnikom, pilotom lub przewodnikom wycieczek turystycznych, w których turyści uczestniczą, firmie ubezpieczeniowej w przypadku ubezpieczenia podróży przy pośrednictwie SPARKa oraz urzędom i instytucjom państwowym na potrzeby wystawienia wiz i podobnych dokumentów pobytowych.
  3. dane pilotów i przewodników turystycznych: ujawniane są hotelom, pilotom wycieczek, przewodnikom, biurom podroży, pracownikom muzeów i innych atrakcji turystycznych, kierowcom autobusów i turystom.
  4. dane kierowców autobusów – ujawniane są pilotom lub przewodnikom wycieczek turystycznych.
  5. dane właścicieli lub pracowników biur podróży, urzędów, firm transportowych, muzeów, atrakcji turystycznych, kooperantów zaangażowanych w proces tworzenia wycieczki itp. – ujawniane są pilotom, przewodnikom wycieczek turystycznych i turystom oraz zewnętrznej firmie, prowadzącej księgowość SPARK sp. z o.o. (o ile są widoczne na fakturze lub rachunku).

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych

  1. Na potrzebę realizacji konkretnej imprezy turystycznej, w żywotnym interesie swoich klientów, SPARK przetwarza informacje dotyczące alergii pokarmowych, trudności z poruszaniem czy określonej diety. Ponieważ istnieje możliwość wywnioskowania z tych informacji wiedzy na temat wyznania, światopoglądu, zdrowia lub niepełnosprawności uczestników imprezy turystycznej, informacje te gromadzone są w sposób zanonimizowany, uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą: na przykład w formie „liczba bezglutenowych posiłków na grupę”, „liczba pokoi hotelowych dla niepełnosprawnych na grupę” itp. Informacje te są usuwane z baz danych SPARKa w terminie do 30 dni od zakończenia imprezy/usługi turystycznej (albo do chwili wygaśnięcia roszczeń, o których mowa w art. 17 pkt. 3 lit e. Rozporządzenia)

8.1 Przetwarzanie danych określonych w pkt. 6.a., i 8. następuje na podstawie zgody. Zgoda pozyskiwana jest w sposób następujący:

  1. za pomocą oświadczenia, przedstawionego przez SPARK, wyrażonego przez osobę w formie pisemnej (również elektronicznej) – gdy SPARK jest administratorem danych,
  2. uzyskanego w zgodzie z Rozporządzeniem przez administratora danych – gdy SPARK jest podmiotem przetwarzającym,

8.2 W przypadku przetwarzania danych wymienionych w pkt. 8, lit. b., SPARK przedstawia administratorowi swoją politykę ochrony danych osobowych do akceptacji (wyrażonej w formie pisemnej – w tym elektronicznej).  Administrator zobowiązuje się przetwarzać przekazane SPARKowi dane zgodnie z Rozporządzeniem.

8.3 Wzór oświadczenia o którym mowa pkt. 8.1. lit. a. oraz pkt. 6 lit a. i c. znajduje się w załączniku niniejszego dokumentu.

Prawa osób, których dane przetwarza SPARK

  1. Osoba, której dane są przetwarzane przez SPARK, w odniesieniu do jej danych osobowych, ma prawo do:
  2. dostępu do tych danych,
  3. sprostowania tych danych,
  4. usunięcia tych danych,
  5. żądania ograniczenia przetwarzania tych danych,
  6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych,
  7. przenoszenia tych danych,
  8. cofnięcia zgody na przetwarzanie tych danych w dowolnym momencie,
  9. wniesienia skargi do organu nadzorczego.

 

9.1 Prawa, o których mowa w pkt.9 powyżej mogą być wykonywane przy spełnieniu warunków wykonywania tych praw określonych w odpowiednich przepisach Rozporządzenia.

 

  1. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, o której mowa w pkt. 8.1 SPARK podaje osobom, których dotyczą te dane informacje wskazane w Artykule 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia, tylko w sytuacji, gdy osoby te nie dysponują już wskazanymi w tych przepisach informacjami.

 

Przepisy wprowadzające

  1. Niniejsza Polityka Przetwarzania Danych Osobowych jest przechowywana w biurze SPARK sp. z o.o., przy alei Solidarności 78/101 w Warszawie.

 

  1. Niniejsza Polityka Przetwarzania Danych Osobowych wchodzi w życie z dniem 25 maja 2018 r.
  2. Dokument został sporządzony w jednobrzmiących wersjach: polskiej i angielskiej. W razie wątpliwości interpretacyjnych wersja polskojęzyczna jest wiążąca.

 

Za zarząd spółki SPARK spółka z ograniczoną odpowiedzialnością: Agata Kabza-Papuga, prezes zarządu